Conditions générales d’utilisation

KollabHR — Koverhoop Technologies Inc.

Contact en matière de confidentialité : admin@koverhoop.com

Veuillez lire attentivement les présentes conditions générales d’utilisation (les « Conditions ») avant d’utiliser la plateforme KollabHR. En créant un compte ou en accédant à toute partie de la plateforme, vous acceptez d’être lié par les présentes Conditions en votre propre nom.

Les présentes Conditions constituent une entente juridiquement contraignante entre Koverhoop Technologies Inc., société mère de KollabHR (« KollabHR », « nous », « notre » ou « nos »), et chaque personne (« vous » ou l’« Utilisateur ») qui accède à la plateforme KollabHR ou qui l’utilise.

1. Définitions

• « Plateforme » désigne le produit infonuagique KollabHR (logiciel-service), y compris le portail RH, le portail des membres, l’application pour employés (lorsqu’elle sera disponible), l’intégration Slack, l’intégration Microsoft Teams et tout service connexe.
• « Client » désigne l’organisation ayant souscrit un abonnement KollabHR.
• « Utilisateur » désigne toute personne qui accède à la Plateforme, y compris les administrateurs RH, les gestionnaires et les employés. Chaque Utilisateur accepte individuellement les présentes Conditions dès l’accès à son compte.
• « Administrateur » désigne un Utilisateur disposant d’un accès administratif au portail RH pour le compte du Client.
• « Données du Client » désigne toute donnée, tout contenu ou tout renseignement soumis à la Plateforme par le Client ou ses Utilisateurs.
• « Abonnement » désigne l’accès payant ou d’essai du Client à la Plateforme selon le forfait choisi.
• « Stripe » désigne Stripe, Inc. et ses sociétés affiliées, le fournisseur de traitement des paiements utilisé pour traiter les paiements des abonnements KollabHR pour le compte de Koverhoop Technologies Inc.

2. Acceptation des conditions

En s’inscrivant pour obtenir un compte, en cliquant sur « J’accepte » ou en accédant autrement à la Plateforme ou en l’utilisant, chaque Utilisateur confirme individuellement que :

• Il a lu, compris et accepte d’être lié par les présentes Conditions.
• S’il accède à la Plateforme à titre d’employé invité par un Client, il accepte les présentes Conditions en son propre nom, et non au nom de son employeur.
• Il est âgé d’au moins 18 ans.

Si vous n’acceptez pas les présentes Conditions, vous ne devez pas accéder à la Plateforme ni l’utiliser.

3. Plateforme et services

3.1 Description

KollabHR offre une plateforme infonuagique de gestion des ressources humaines destinée aux petites et moyennes équipes. La Plateforme comprend :

• Portail RH — permettant aux Administrateurs de gérer les dossiers des employés, les congés, les actifs, les services et les contrôles d’accès.
• Portail des membres — permettant aux employés de consulter leurs renseignements, de soumettre des demandes de modification, de gérer leurs congés et d’accéder aux actifs qui leur sont attribués.
• Application pour employés — une application mobile de libre-service pour les employés, actuellement en développement. Une fois disponible, l’application pour employés sera régie par les présentes Conditions.
• Intégration Slack — une connexion facultative permettant à KollabHR d’envoyer des rappels et des notifications RH aux Utilisateurs par Slack.
• Intégration Microsoft Teams — une connexion facultative permettant à KollabHR d’envoyer des rappels et des notifications RH aux Utilisateurs par Microsoft Teams.

3.2 Forfaits à la carte

KollabHR offre des forfaits d’abonnement à la carte, sans limite de postes et sans frais de dépassement. Les Clients sont invités à mettre à niveau leur forfait s’ils ont besoin de fonctionnalités offertes dans un forfait supérieur. Les détails des forfaits actuels sont disponibles sur la page de tarification de KollabHR.

3.3 Libre-service

KollabHR est une plateforme en libre-service. Aucun service de mise en œuvre ou service professionnel n’est inclus dans l’Abonnement, sauf entente distincte conclue par écrit.

3.4 Services tiers — Slack

La Plateforme s’intègre à Slack afin de transmettre des rappels et des notifications RH. Lorsque l’intégration Slack est activée :

• KollabHR conserve un jeton de robot (bot) Slack et un identifiant d’espace de travail afin de maintenir la connexion.
• Les Utilisateurs qui connectent leur compte KollabHR à Slack verront leur identifiant d’utilisateur Slack conservé et associé à leur profil KollabHR.
• KollabHR utilise l’API Slack pour acheminer les notifications aux Utilisateurs connectés. Seuls les identifiants d’utilisateur Slack des Utilisateurs ayant expressément connecté leur compte sont conservés.
• KollabHR ne lit, ne conserve ni ne traite le contenu des messages ou des canaux Slack.

Les Clients peuvent déconnecter l’intégration Slack en tout temps. Lors de la déconnexion, tous les jetons et identifiants d’utilisateur Slack conservés sont supprimés. Le traitement des données par Slack au sein de sa propre plateforme est régi par la Politique de confidentialité de Slack, disponible à l’adresse slack.com/privacy-policy.

3.5 Services tiers — Microsoft Teams

La Plateforme s’intègre à Microsoft Teams afin de transmettre des rappels et des notifications RH. Lorsque l’intégration Microsoft Teams est activée :

• KollabHR conserve un identifiant de locataire (tenant) Microsoft 365 afin de maintenir la connexion pour l’organisation du Client.
• Les Utilisateurs qui connectent leur compte KollabHR à Microsoft Teams verront leur identifiant d’utilisateur Teams conservé et associé à leur profil KollabHR.
• KollabHR conserve des références de conversation, utilisées uniquement pour acheminer les notifications vers la bonne conversation Teams, pour les Utilisateurs ayant expressément connecté leur compte.
• KollabHR ne lit, ne conserve ni ne traite le contenu des discussions, des canaux ou des réunions Teams.

Les Clients peuvent déconnecter l’intégration Teams en tout temps. Lors de la déconnexion, l’identifiant du locataire Microsoft 365, les identifiants d’utilisateur Teams et les références de conversation associés sont supprimés. Le traitement des données par Microsoft au sein de sa propre plateforme est régi par la Déclaration de confidentialité de Microsoft, disponible à l’adresse privacy.microsoft.com.

3.6 Autres services tiers

La Plateforme pourrait, à l’avenir, s’intégrer à d’autres services tiers ou y renvoyer. KollabHR n’est pas responsable de la disponibilité, de l’exactitude ou du traitement des données de tout service tiers. L’utilisation de services tiers est régie par leurs propres conditions et politiques de confidentialité.

3.7 Fonctionnalités bêta et à venir

Certaines fonctionnalités peuvent être offertes en version bêta ou en accès anticipé. Les fonctionnalités bêta sont fournies « telles quelles », sans garantie de niveau de service, et peuvent être modifiées ou retirées en tout temps. L’application pour employés est actuellement en développement et sera assujettie aux présentes Conditions dès sa mise en service.

3.8 Modifications des fonctionnalités

Nous pouvons ajouter, modifier ou retirer des fonctionnalités de la Plateforme en tout temps. Nous fournirons un préavis raisonnable pour toute modification importante touchant une fonctionnalité existante.

4. Comptes et accès

4.1 Inscription du compte

Pour utiliser la Plateforme, les Utilisateurs doivent s’inscrire en fournissant des renseignements exacts et complets. Chaque Utilisateur est responsable de maintenir l’exactitude des renseignements de son compte.

4.2 Responsabilité individuelle

Chaque Utilisateur est individuellement responsable :

• De toute activité se produisant sous son compte.
• De préserver la confidentialité de ses identifiants de connexion.
• D’aviser promptement KollabHR, à admin@koverhoop.com, de tout accès non autorisé ou de toute atteinte à la sécurité.

4.3 Responsabilités des administrateurs

Les Administrateurs sont également responsables de la gestion des accès des Utilisateurs au sein de leur organisation, y compris l’attribution et la révocation des accès, le cas échéant.

4.4 Accès des employés

Lorsqu’un Administrateur invite des employés à accéder au portail des membres, le Client déclare avoir obtenu les consentements nécessaires de ces employés pour le traitement de leurs renseignements sur la Plateforme. Chaque employé invité doit accepter individuellement les présentes Conditions lors de son premier accès.

5. Abonnements et facturation

5.1 Forfaits d’abonnement

KollabHR offre des forfaits d’abonnement mensuels à la carte, sans limite de postes. Les détails des forfaits et les tarifs actuels sont disponibles sur la page de tarification de KollabHR, laquelle peut être modifiée de temps à autre.

5.2 Essai gratuit

Important : KollabHR offre une période d’essai gratuite aux nouveaux Clients. À la fin de la période d’essai, votre abonnement sera automatiquement converti en forfait payant et votre méthode de paiement sera débitée, à moins que vous n’annuliez avant la fin de la période d’essai. Vous recevrez un rappel avant l’expiration de votre essai. Pour éviter d’être facturé, vous devez annuler votre abonnement avant la date de fin de l’essai, par l’entremise des paramètres de votre compte.

5.3 Traitement des paiements

Koverhoop Technologies Inc. est le vendeur de votre Abonnement KollabHR. Les paiements sont traités pour notre compte par Stripe, Inc. (« Stripe »). En effectuant un achat, vous autorisez Stripe à traiter votre paiement et vous acceptez les conditions d’utilisation et la politique de confidentialité de Stripe, disponibles à l’adresse stripe.com. KollabHR ne conserve pas les données complètes de votre carte de paiement; ces renseignements sont conservés par Stripe.

5.4 Cycle de facturation

Les abonnements sont facturés mensuellement, à l’avance. Tous les frais sont non remboursables, sauf dans les cas prévus par notre Politique de remboursement ou lorsque la loi applicable l’exige.

5.5 Mise à niveau des forfaits

Les Clients peuvent mettre à niveau leur forfait en tout temps. KollabHR ne facture pas de frais de dépassement. Les Clients seront invités à mettre à niveau leur forfait s’ils ont besoin de fonctionnalités offertes dans un forfait supérieur.

5.6 Non-paiement et suspension

Si le paiement n’est pas reçu à la date d’échéance, KollabHR fournira un préavis écrit de 7 jours avant de suspendre les comptes des Utilisateurs employés. Les comptes des Administrateurs demeureront actifs pendant la période de suspension afin de permettre au Client de régulariser le paiement. Si le paiement demeure impayé 90 jours après la date de suspension, KollabHR pourra supprimer définitivement toutes les Données du Client. KollabHR fournira un préavis écrit raisonnable avant toute suppression de données.

5.7 Taxes

Les frais s’entendent avant les taxes applicables, sauf indication contraire. Le Client est responsable de toutes les taxes, tous les droits ou toutes les redevances applicables découlant de l’utilisation de la Plateforme. Lorsque la loi l’exige, Koverhoop Technologies Inc. percevra et remettra les taxes de vente, taxes d’utilisation ou taxes sur la valeur ajoutée applicables, à titre de vendeur officiel.

6. Remboursements

Tous les frais d’abonnement sont non remboursables, sauf dans les cas prévus par notre Politique de remboursement, disponible à l’adresse kollabhr.com/fr/refund-policy, ou lorsque la loi applicable l’exige. Rien dans la présente section ne limite les droits statutaires dont vous pourriez disposer en vertu de la loi applicable au Québec ou ailleurs.

7. Données du client

7.1 Propriété

Le Client conserve l’entière propriété de toutes les Données du Client soumises à la Plateforme. KollabHR ne revendique aucun droit de propriété sur les Données du Client.

7.2 Licence de traitement

En utilisant la Plateforme, le Client accorde à KollabHR une licence limitée et non exclusive lui permettant d’accéder aux Données du Client, de les conserver et de les traiter, uniquement aux fins de fournir la Plateforme et les services connexes.

7.3 Exactitude des données

Le Client et ses Utilisateurs sont responsables de l’exactitude, de la qualité et de la légalité des Données du Client ainsi que des moyens par lesquels elles ont été recueillies.

7.4 Période d’exportation suivant l’annulation

Dès l’annulation ou l’expiration d’un Abonnement, le Client disposera de 90 jours pour exporter ses données. Passé ce délai, KollabHR pourra supprimer définitivement toutes les Données du Client de ses systèmes. Les Clients sont invités à exporter leurs données avant ou immédiatement après l’annulation.

7.5 Confidentialité

La collecte et l’utilisation des renseignements personnels par KollabHR sont régies par notre Politique de confidentialité, disponible à l’adresse kollabhr.com/fr/privacy-policy. La Politique de confidentialité est intégrée aux présentes Conditions par renvoi.

8. Utilisation acceptable

Les Utilisateurs s’engagent à ne pas utiliser la Plateforme pour :

• Enfreindre toute loi ou tout règlement applicable.
• Conserver ou traiter des données au-delà de la finalité prévue de gestion des ressources humaines de la Plateforme.
• Revendre, concéder en sous-licence ou fournir un accès tiers non autorisé à la Plateforme.
• Tenter d’obtenir un accès non autorisé à toute partie de la Plateforme ou de son infrastructure.
• Extraire ou moissonner des données de la Plateforme par des moyens automatisés.
• Transmettre du contenu nuisible, offensant ou portant atteinte aux droits d’autrui.
• Nuire à l’intégrité ou au rendement de la Plateforme, ou les perturber.

KollabHR se réserve le droit de suspendre ou de résilier l’accès de tout Utilisateur reconnu en violation de la présente section.

9. Propriété intellectuelle

9.1 Propriété intellectuelle de KollabHR

La Plateforme, y compris l’ensemble des logiciels, de l’interface, de la conception, du code, des marques de commerce et des actifs de marque, appartient à Koverhoop Technologies Inc. et est protégée par les lois applicables en matière de propriété intellectuelle. Rien dans les présentes Conditions ne transfère la propriété de la propriété intellectuelle de KollabHR à un Utilisateur ou à un Client.

9.2 Rétroaction

Si un Utilisateur formule des commentaires, des suggestions ou des idées concernant la Plateforme, KollabHR peut les utiliser librement, sans obligation ni compensation.

10. Confidentialité

Chaque partie s’engage à garder confidentiels les renseignements non publics divulgués par l’autre partie qui sont désignés comme confidentiels ou qui devraient raisonnablement être compris comme tels. Cette obligation ne s’applique pas aux renseignements qui sont accessibles au public, développés de façon indépendante ou dont la divulgation est exigée par la loi.

11. Garanties et avis de non-responsabilité

11.1 Garantie relative à la Plateforme

KollabHR garantit qu’elle fournira la Plateforme avec un soin et une compétence raisonnables, conformément à sa documentation.

11.2 Avis de non-responsabilité

Sauf disposition expresse contraire dans les présentes Conditions, la Plateforme est fournie « telle quelle » et « selon sa disponibilité », sans garantie d’aucune sorte, expresse ou implicite, y compris, sans s’y limiter, les garanties implicites de qualité marchande, d’adéquation à un usage particulier, d’exactitude ou d’absence de contrefaçon. Koverhoop ne garantit pas que la Plateforme sera ininterrompue, exempte d’erreurs, sécurisée ou exempte de composants nuisibles.

Koverhoop ne garantit pas l’exactitude, l’exhaustivité ou la fiabilité de tout renseignement transmis par l’intermédiaire de la Plateforme, y compris les renseignements provenant de services tiers. Votre utilisation de la Plateforme et votre confiance à l’égard de tout renseignement qu’elle fournit se font entièrement à vos propres risques.

12. Limitation de responsabilité

Dans toute la mesure permise par la loi applicable, Koverhoop Technologies Inc. ne pourra être tenue responsable de toute perte, tout dommage ou toute réclamation, de quelque nature que ce soit, découlant de l’utilisation de la plateforme KollabHR ou des présentes Conditions, ou s’y rapportant.

Bien que nous nous efforcions de maintenir la Plateforme exacte et à jour, certaines fonctionnalités reposent sur des données, des services et des intégrations de tiers. Koverhoop ne peut être tenue responsable de toute perte, directe ou indirecte, découlant de la confiance accordée à ces renseignements de tiers ou de problèmes liés au fonctionnement de la Plateforme ou de tout service connexe.

Sans limiter ce qui précède, Koverhoop ne peut être tenue responsable :

• De tout dommage indirect, accessoire, spécial, consécutif ou punitif, y compris, sans s’y limiter, la perte de profits, la perte de revenus, la perte de données, la perte d’achalandage ou l’interruption des activités.
• De tout dommage ou toute perte résultant d’un accès non autorisé à vos données ou de leur altération.
• De toute erreur, inexactitude ou omission dans les données ou le contenu de tiers transmis par l’intermédiaire de la Plateforme.
• De toute interruption, suspension ou résiliation de la Plateforme ou de tout service tiers dont elle dépend.
• De toute perte découlant de votre confiance à l’égard de renseignements fournis par l’intermédiaire de la Plateforme.
• De toute question échappant au contrôle raisonnable de Koverhoop.

Dans la mesure où une responsabilité ne peut être entièrement exclue par la loi, la responsabilité cumulative totale de Koverhoop sera limitée dans la mesure minimale permise par la loi applicable.

Rien dans les présentes Conditions n’exclut la responsabilité en cas de fraude ou toute autre responsabilité qui ne peut être exclue en vertu des lois du Québec ou du droit canadien applicable.

13. Indemnisation

Chaque Utilisateur s’engage à indemniser, défendre et tenir indemne Koverhoop Technologies Inc. ainsi que ses dirigeants, administrateurs, employés et mandataires, contre toute réclamation, tout dommage, toute perte ou toute dépense (y compris les honoraires juridiques raisonnables) découlant, directement ou indirectement, de :

• Son utilisation de la Plateforme en violation des présentes Conditions.
• Des Données du Client qu’il soumet à la Plateforme.
• Toute violation des lois applicables ou des droits de tiers.

14. Durée et résiliation

14.1 Durée

Les présentes Conditions entrent en vigueur dès qu’un Utilisateur accède pour la première fois à la Plateforme et demeurent en vigueur tant qu’il maintient un compte actif.

14.2 Annulation par le client

Le Client peut annuler son Abonnement en tout temps par l’entremise des paramètres de son compte. L’annulation prend effet à la fin de la période de facturation en cours. Une période d’exportation des données de 90 jours suit l’annulation, tel que décrit à la section 7.4.

14.3 Résiliation par KollabHR

KollabHR peut suspendre ou résilier l’accès immédiatement si :

• Un Utilisateur viole les présentes Conditions et ne remédie pas à la violation dans les 14 jours suivant un avis écrit.
• Un Utilisateur adopte une conduite présentant un risque pour la Plateforme, d’autres utilisateurs ou des tiers.
• La loi ou une ordonnance judiciaire l’exige.

14.4 Effet de la résiliation

Dès la résiliation, le droit de l’Utilisateur d’accéder à la Plateforme prend fin. Les sections relatives à la propriété intellectuelle, à la confidentialité, à la limitation de responsabilité, à l’indemnisation et au droit applicable survivent à la résiliation.

15. Règlement des différends

En cas de différend découlant des présentes Conditions ou de la Plateforme, ou s’y rapportant, les parties conviennent de d’abord tenter de le résoudre par voie de négociation de bonne foi, pendant au moins 30 jours à compter de l’avis écrit du différend.

Si le différend demeure non résolu, l’une ou l’autre des parties peut le soumettre à la Cour supérieure du Québec, qui aura compétence exclusive. Les deux parties consentent à la compétence de ces tribunaux.

16. Droit applicable

Les présentes Conditions sont régies par les lois de la province de Québec et les lois fédérales applicables du Canada, y compris le Code civil du Québec, et interprétées conformément à celles-ci, sans égard aux principes de conflit de lois.

17. Langue

Les présentes Conditions sont rédigées en français. Une version anglaise est disponible à l’adresse kollabhr.com/terms-and-conditions et sera fournie sur demande, conformément à la Charte de la langue française (Loi 96). En cas d’incompatibilité entre les versions française et anglaise, la version française prévaut pour les Utilisateurs établis au Québec.

18. Modifications aux conditions

KollabHR se réserve le droit de mettre à jour les présentes Conditions en tout temps. Pour toute modification importante, nous fournirons un préavis écrit d’au moins 30 jours par courriel au titulaire du compte inscrit. La poursuite de l’utilisation de la Plateforme après la date d’entrée en vigueur de toute modification constitue une acceptation des Conditions modifiées.

19. Dispositions générales

19.1 Entente complète

Les présentes Conditions, ainsi que la Politique de confidentialité et la Politique de remboursement, constituent l’entente complète entre les parties relativement à la Plateforme.

19.2 Divisibilité

Si une disposition des présentes Conditions est jugée inapplicable, elle sera modifiée dans la mesure minimale nécessaire, et les autres dispositions demeureront pleinement en vigueur.

19.3 Renonciation

Le fait pour une partie de ne pas faire respecter une disposition ne constitue pas une renonciation à son droit de la faire respecter ultérieurement.

19.4 Cession

Les Utilisateurs ne peuvent céder ou transférer les présentes Conditions sans le consentement écrit préalable de KollabHR. KollabHR peut céder les présentes Conditions dans le cadre d’une fusion, d’une acquisition ou de la vente de la quasi-totalité de ses actifs.

19.5 Avis

Tout avis officiel prévu aux présentes Conditions doit être donné par écrit. Les avis destinés à KollabHR doivent être envoyés à admin@koverhoop.com.

19.6 Force majeure

Aucune partie ne pourra être tenue responsable des retards ou des défaillances résultant de causes échappant à son contrôle raisonnable, y compris les cas de force majeure, les catastrophes naturelles, la guerre ou les pannes d’accès à Internet.

20. Nous joindre

Pour toute question concernant les présentes Conditions, veuillez communiquer avec :

Koverhoop Technologies Inc. — admin@koverhoop.com