Politique de confidentialité

KollabHR — Koverhoop Technologies Inc.

Contact en matière de confidentialité : admin@koverhoop.com

Koverhoop Technologies Inc. (« KollabHR », « nous », « notre » ou « nos ») s’engage à protéger la vie privée des personnes dont nous recueillons et traitons les renseignements personnels dans le cadre de la plateforme KollabHR. La présente Politique de confidentialité explique quels renseignements nous recueillons, pourquoi nous les recueillons, comment nous les utilisons et les partageons, ainsi que les droits dont vous disposez.

La présente Politique s’applique à la plateforme KollabHR, y compris le portail RH, le portail des membres, l’application pour employés (lorsqu’elle sera disponible), l’intégration Slack et l’intégration Microsoft Teams. Elle s’applique aux Clients (organisations) et aux Utilisateurs (personnes, y compris les employés).

1. Qui nous sommes

Koverhoop Technologies Inc. est le responsable du traitement des renseignements personnels recueillis par l’intermédiaire de KollabHR. Nous sommes constitués en société et établis dans la province de Québec, au Canada.

Contact en matière de confidentialité : admin@koverhoop.com

2. Renseignements que nous recueillons

2.1 Renseignements personnels des employés et des utilisateurs

• Nom complet, adresse courriel et numéro de téléphone
• Adresse résidentielle
• Date de naissance
• Photo de profil
• Genre (donnée facultative recueillie à des fins de diversité)

2.2 Renseignements liés à l’emploi et aux RH

• Titre de poste, service et type d’emploi
• Date d’entrée en fonction
• Registres de congés et de présence
• Dossiers disciplinaires
• Données relatives aux avantages sociaux

2.3 Renseignements de paie et données financières

• Détails sur le salaire et la rémunération
• Renseignements bancaires

2.4 Renseignements d’authentification et de compte

• Identifiants de connexion (nom d’utilisateur et mots de passe hachés — les mots de passe ne sont jamais conservés en texte clair)
• Rôles et permissions des utilisateurs

La collecte de données d’authentification multifacteur (AMF) est prévue pour une version future, et la présente Politique sera mise à jour en conséquence.

2.5 Renseignements techniques recueillis automatiquement

• Adresses IP
• Type de navigateur et renseignements sur l’appareil
• Durée de la session

Nous n’utilisons pas de témoins (cookies) ni d’identifiants de suivi à des fins publicitaires ou d’analyse. Si cela devait changer, la présente Politique serait mise à jour et un mécanisme de consentement serait mis en place.

2.6 Données liées à l’intégration Slack

Lorsqu’un Client connecte l’application Slack de KollabHR :

• Le jeton du robot (bot) Slack et l’identifiant de l’espace de travail sont conservés dès la connexion de l’espace de travail.
• L’identifiant d’utilisateur Slack est conservé lorsqu’un Utilisateur connecte son compte KollabHR à Slack.
• Les identifiants d’utilisateur Slack sont récupérés par l’intermédiaire de l’API Slack aux fins d’acheminement des notifications — ils ne sont conservés que pour les Utilisateurs ayant expressément connecté leur compte.

KollabHR ne lit, ne conserve ni ne traite le contenu des messages ou des canaux Slack. L’intégration sert exclusivement à envoyer des rappels et des notifications RH sortants.

Lors de la déconnexion de l’intégration Slack, tous les jetons et identifiants d’utilisateur Slack conservés sont définitivement supprimés. Le traitement des données par Slack au sein de sa propre plateforme est régi par la Politique de confidentialité de Slack, disponible à l’adresse slack.com/privacy-policy.

2.7 Données liées à l’intégration Microsoft Teams

Lorsqu’un Client connecte l’application Microsoft Teams de KollabHR :

• L’identifiant du locataire (tenant) Microsoft 365 est conservé dès la connexion de l’intégration Teams pour l’organisation du Client.
• L’identifiant d’utilisateur Teams est conservé lorsqu’un Utilisateur connecte son compte KollabHR à Microsoft Teams.
• Les références de conversation, utilisées uniquement pour acheminer les notifications vers la bonne conversation Teams, ne sont conservées que pour les Utilisateurs ayant expressément connecté leur compte.

KollabHR ne lit, ne conserve ni ne traite le contenu des discussions, des canaux ou des réunions Teams. L’intégration sert exclusivement à envoyer des rappels et des notifications RH sortants.

Lors de la déconnexion de l’intégration Teams, l’identifiant du locataire Microsoft 365, les identifiants d’utilisateur Teams et les références de conversation associés sont définitivement supprimés. Le traitement des données par Microsoft est régi par la Déclaration de confidentialité de Microsoft, disponible à l’adresse privacy.microsoft.com.

2.8 Données que nous ne recueillons pas actuellement

• Numéros d’identification fiscale (NAS ou SSN)
• Renseignements médicaux ou relatifs à un handicap
• Coordonnées de personnes à contacter en cas d’urgence
• Résultats de vérifications des antécédents
• Témoins ou identifiants de suivi publicitaire
• Données provenant d’outils RH ou de systèmes de paie tiers

La présente Politique sera mise à jour si l’un des éléments ci-dessus venait à être recueilli à l’avenir.

3. Comment nous recueillons les renseignements

• Directement auprès des Clients lors de la création et de la gestion des profils d’employés.
• Directement auprès des Utilisateurs lorsqu’ils se connectent, mettent à jour leur profil ou soumettent des demandes.
• Automatiquement, par l’entremise de l’infrastructure technique de la Plateforme (adresse IP, renseignements sur le navigateur, données de session).
• Par l’intégration Slack, lorsqu’un Client connecte son espace de travail ou qu’un Utilisateur connecte son compte Slack.
• Par l’intégration Microsoft Teams, lorsqu’un Client connecte son locataire Microsoft 365 ou qu’un Utilisateur connecte son compte Teams.

4. Comment nous utilisons les renseignements

• Pour fournir et exploiter la plateforme KollabHR et ses fonctionnalités.
• Pour gérer les dossiers des employés, les congés, les actifs et les processus RH pour le compte des Clients.
• Pour authentifier les Utilisateurs et gérer les contrôles d’accès.
• Pour envoyer des rappels et des notifications RH par Slack ou Microsoft Teams, lorsque ces intégrations sont activées.
• Pour répondre aux demandes de soutien et communiquer avec les Clients et les Utilisateurs.
• Pour surveiller le rendement, la sécurité et l’activité des sessions de la Plateforme.
• Pour nous conformer aux obligations légales et réglementaires applicables.
• Pour améliorer et développer la Plateforme en fonction des habitudes d’utilisation.

Nous n’utilisons pas les renseignements personnels à des fins publicitaires, de profilage ou de vente à des tiers.

5. Fondement juridique du traitement

• Contrat : Le traitement est nécessaire pour fournir la plateforme KollabHR conformément à l’entente conclue.
• Consentement : Pour les catégories de données sensibles (comme le genre) ainsi que pour les intégrations Slack et Microsoft Teams.
• Obligation légale : Lorsque la loi applicable l’exige.
• Intérêts légitimes : Pour la surveillance de la sécurité, la prévention de la fraude et l’amélioration de la Plateforme.

6. Partage des données et tiers

Nous ne vendons pas de renseignements personnels.

6.1 Fournisseurs de services

Nous partageons des données avec des fournisseurs tiers qui nous aident à offrir la Plateforme, notamment des services d’hébergement, d’infrastructure infonuagique et de sécurité. Ces fournisseurs sont contractuellement tenus de traiter les données uniquement selon nos instructions et conformément à la loi applicable.

6.2 Slack

Lorsque l’intégration Slack est activée, KollabHR envoie des notifications sortantes aux Utilisateurs par l’intermédiaire de l’API Slack. Slack reçoit les identifiants d’utilisateur Slack ainsi que le contenu de ces notifications. L’utilisation de ces données par Slack est régie par sa propre Politique de confidentialité.

6.3 Microsoft Teams

Lorsque l’intégration Microsoft Teams est activée, KollabHR envoie des notifications sortantes aux Utilisateurs par l’intermédiaire de l’API Microsoft Teams / Bot Framework. Microsoft reçoit les identifiants d’utilisateur Teams, les références de conversation ainsi que le contenu de ces notifications. L’utilisation de ces données par Microsoft est régie par sa propre Déclaration de confidentialité.

6.4 Stripe

Le traitement des paiements est assuré par Stripe, Inc. (« Stripe ») pour le compte de Koverhoop Technologies Inc., qui demeure le vendeur officiel des abonnements KollabHR. Stripe traite les renseignements de facturation et de paiement conformément à sa propre Politique de confidentialité. KollabHR ne conserve pas les données complètes des cartes de paiement; ces renseignements sont conservés par Stripe.

6.5 Autorités légales

Nous pouvons divulguer des renseignements personnels aux autorités si la loi ou une ordonnance judiciaire l’exige, ou pour protéger les droits, la sécurité ou les biens de KollabHR, de ses Clients ou du public.

6.6 Transferts d’entreprise

En cas de fusion, d’acquisition ou de vente d’actifs, les renseignements personnels pourraient être transférés. Les personnes concernées en seront avisées au préalable.

7. Transferts internationaux de données

KollabHR est établie au Québec, au Canada. Les données peuvent être stockées ou traitées sur des serveurs situés au Canada ou aux États-Unis, selon nos fournisseurs d’infrastructure.

8. Conservation des données

• Données de compte actif : Conservées pendant toute la durée de l’abonnement du Client.
• Après annulation : Les données du Client sont conservées pendant 90 jours suivant l’annulation ou l’expiration, après quoi elles sont définitivement supprimées.
• Suspension pour non-paiement : Les données sont conservées pendant 90 jours à compter de la date de suspension, avant leur suppression définitive.
• Journaux techniques (adresses IP, données de session) : Conservés pendant un maximum de 90 jours.
• Jetons et identifiants d’utilisateur Slack : Supprimés immédiatement lors de la déconnexion de l’intégration Slack.
• Identifiant du locataire Microsoft 365, identifiants d’utilisateur Teams et références de conversation : Supprimés immédiatement lors de la déconnexion de l’intégration Teams.
• Dossiers juridiques et de conformité : Conservés pendant la période exigée par la loi applicable.

9. Vos droits

• Droit d’accès : Demander une copie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.
• Droit de rectification : Demander la correction de renseignements inexacts ou incomplets.
• Droit à l’effacement : Demander la suppression de vos renseignements personnels, sous réserve des obligations légales de conservation.
• Droit de retrait du consentement : Retirer votre consentement en tout temps, sans que cela n’affecte le traitement antérieur.
• Droit à la portabilité des données : Demander vos données dans un format structuré et lisible par machine.
• Droit d’opposition : Vous opposer au traitement fondé sur des intérêts légitimes.
• Droit de déposer une plainte : Communiquer avec la Commission d’accès à l’information (CAI) du Québec ou le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP).

Pour exercer l’un de ces droits, communiquez avec nous à admin@koverhoop.com. Nous répondrons dans un délai de 30 jours.

10. Sécurité

• Chiffrement des données en transit au moyen du protocole TLS.
• Conservation des mots de passe sous forme hachée — les mots de passe ne sont jamais conservés en texte clair.
• Contrôles d’accès fondés sur les rôles, limitant l’accès aux renseignements personnels.
• Surveillance régulière des vulnérabilités de sécurité.

Bien que nous prenions des précautions raisonnables, aucun système n’est totalement sécurisé. Koverhoop ne peut être tenue responsable de toute perte, directe ou indirecte, découlant d’un accès non autorisé, d’une atteinte à la protection des données ou d’un incident de sécurité échappant à son contrôle raisonnable, dans la mesure minimale permise par la loi applicable. En cas d’atteinte à la protection des données présentant un risque pour les personnes concernées, nous aviserons les parties touchées et les autorités compétentes conformément à la Loi 25 du Québec et à la LPRPDE.

11. Protection de la vie privée des enfants

KollabHR s’adresse aux organisations et à leurs employés. La Plateforme ne s’adresse pas aux personnes de moins de 18 ans. Nous ne recueillons sciemment aucun renseignement personnel auprès de personnes de moins de 18 ans.

12. Témoins et suivi

KollabHR n’utilise actuellement aucun témoin ni identifiant de suivi à des fins publicitaires ou d’analyse. Nous recueillons uniquement la durée de session dans le cadre de la surveillance technique de la Plateforme. Si nous introduisions des témoins à l’avenir, la présente Politique serait mise à jour et un mécanisme de consentement serait mis en place.

13. Langue

La présente Politique de confidentialité est disponible en français. Une version anglaise est disponible à l’adresse kollabhr.com/privacy-policy et sera fournie sur demande. En cas d’incompatibilité entre les versions française et anglaise, la version française prévaut pour les personnes établies au Québec, conformément à la Charte de la langue française (Loi 96).

14. Modifications à la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique afin de refléter des changements dans nos pratiques de traitement des données, les exigences légales ou les fonctionnalités de la Plateforme. Pour toute modification importante, nous fournirons un préavis d’au moins 30 jours par courriel. La date d’entrée en vigueur indiquée en haut de la présente Politique reflète toujours la mise à jour la plus récente.

15. Nous joindre

Koverhoop Technologies Inc.

Contact en matière de confidentialité : admin@koverhoop.com